Pourquoi mettre en place une méthodologie de suivi de projet d’innovation et de R&D ?
Dans tous les secteurs d’activité, la concurrence internationale, l’évolution technologique et le raccourcissement du cycle de vie des produits nécessitent une mise sur le marché rapide. Cela implique une bonne organisation avec des objectifs bien définis.
Pour accroître les chances de succès du projet, les entreprises utilisent des méthodologies de planification de projet à l’aide d’outils spécifiques dédiés, ou plus généralistes. Il existe un grand nombre de logiciels d’aide à la planification de projet qui permettent de réaliser une planification la plus précise possible de votre développement, ce qui est fortement recommandé lors du dépôt d’un dossier de demande de subvention.
En effet, quel que soit le dispositif d’aide direct ou indirect sollicité, l’entreprise est amenée à fournir des justificatifs de ses frais de personnel impliqués dans les projets de R&D éligibles. Cette justification au prorata, requise par l’Administration fiscale ou régionale en cas de demande ou lors de l’introduction de vos déclarations de créance, doit ainsi reposer sur des éléments de suivis de temps dûment consignés.
De plus, les produits issus de la R&D (Recherche et Développement) sont de plus en plus complexes : le travail en équipe en interne et/ou en externe (centres de R&D, universités, startups technologiques, grandes entreprises…) devient une réelle nécessité.
Quelles sont les grandes étapes de la planification de projet ?
- Organiser le projet par tâches,
Déterminer et consolider l’équipe projet ainsi que son coordinateur,- Réaliser un calendrier du projet en optimisant l’ensemble des tâches,
- Actualiser tout au long du projet son calcul de rentabilité,
- Dégager les moyens financiers, les ressources humaines, techniques et matérielles nécessaires à sa mise en œuvre et sa réussite.
La réalisation du calendrier permet une estimation de la durée totale du projet, qui doit être en adéquation avec les impératifs de délais de réalisation, et donc de rentabilité.
Pourquoi respecter ces étapes dans la planification de votre projet ?
- Avoir une vision globale du projet, tant pour le responsable projet et la direction que pour les membres de l’équipe,
- Améliorer le suivi et la coordination par le responsable du projet,
- Améliorer votre productivité,
- Anticiper les implications du projet sur votre entreprise,
- Optimiser les chances de réussite de votre projet,
- Anticiper les actions correctrices nécessaires,
- Exploiter l’expérience accumulée lors de vos précédents projets,
- Capitaliser l’expérience pour vos projets futurs,
- Etablir un prix de revient correct,
- Diminuer le risque financier par la sollicitation d’aides spécifiques en R&D.
Pourquoi suivre son projet dans le cadre d’une demande de financement public ?
Votre projet représente souvent un investissement important pour votre entreprise. Pour y faire face, vous pouvez bénéficier, sous conditions, de différentes aides publiques comme :
- Les aides régionales, sous forme de subventions d’entreprise ou d’avances récupérables,
- L’exonération de la dispense pour le personnel éligible affecté à votre projet de recherche et d’innovation.
L’administration fiscale impose un certain degré d’exigence quant à la justification des temps du personnel affecté aux travaux de R&D (Recherche et Développement). Si vous bénéficiez d’un subside ou d’un prêt R&D, vos déclarations de créances sont basées pour le personnel sur des feuilles de temps précises.
Si l’on se concentre précisément sur les contrôles de l’administration fiscale en lien avec BELSPO, elle insiste notamment sur les notions suivantes :
- Le suivi des temps du personnel de R&D,
- La description détaillée des tâches réalisées et des contributions apportées,
- Les mises à jour de projets,
- La gestion et la coordination du ou des projet(s),
- L’adéquation entre les postes et qualifications du personnel et les activités menées.
Comment réaliser un suivi des temps de votre personnel de R&D ?
L’entreprise déclarante doit être vigilante à bien anticiper le suivi des temps de son personnel de R&D en amont, grâce à des process adaptés de collecte et de stockage des données. Ils sont essentiels pour garantir la cohérence et l’éligibilité du ou des projets déclarés à cette aide publique.
Ces feuilles de temps par personne et par projet, doivent consigner les heures ou jours passés par chacun sur les tâches spécifiquement dédiées à la R&D. Elles représentent le moyen de plus sécurisé de suivre les temps de personnel, même si elles sont chronophages et demandent un suivi régulier.
Les feuilles de temps peuvent être renseignées via :
- Des outils de suivi spécifiques (interne ou externe),
- Un fichier Excel individuel,
- Un suivi de temps sur un calendrier électronique (facilement extractible).
Pour appuyer la justification de ses frais de personnel, l’entreprise doit être claire sur la description de l’organisation de ses projets de R&D, la répartition des temps, et la cohérence des éléments déclarés.
Au-delà du justificatif à apporter, le suivi précis du temps peut aussi permettre de simplifier la détermination de l’assiette d’immobilisations de la R&D, d’aider à déterminer un prix pour un produit ou service issu de la R&D, ou encore de faciliter par comparaison la budgétisation d’un projet de R&D à venir pour solliciter d’autres financements.
Aujourd’hui, EPSA lance son logiciel de suivi des temps
Pour offrir à ses clients la possibilité de réaliser un suivi des temps efficace, le groupe EPSA a développé un outil sécurisé en ligne, qui permet la gestion détaillée des temps de R&D. La plateforme est complètement paramétrable, pratique et simple d’utilisation.
Cet outil permet la centralisation et la standardisation des données de temps par projet et par type de tâches, avec des fonctionnalités telles que :
- Gestion des sites, des projets, des profils,
- Paramétrage des temps hebdomadaires de travail,
- Remplissage des temps en heures / jour,
- Extraction des feuilles des temps passés,
- Activation d’un système d’alerte et de relance paramétrable,
- Mise en place de 3 niveaux de droits utilisateurs pour les sociétés (administrateur, chef de projet, utilisateur classique).
Besoin d’un accompagnement ?
Spécialisé dans la recherche de financements en lien avec vos innovations, le cabinet EPSA Belgium vous accompagne tout au long de vos démarches : analyse de vos projets technologiques ou non technologiques, identification des aides spécifiques selon le degré de maturité, budgétisation du montant de l’aide, rédaction de dossier, accompagnement en cas de contrôle fiscal…
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