Contract Lifecycle Management: ROI maximaliseren door centralisatie en digitalisering
Contracten zijn overal in je organisatie aanwezig.
Leveranciersovereenkomsten. Raamcontracten. Geheimhoudingsverklaringen. Wijzigingen. Verlengingen. Bijlagen.
En toch kan in veel bedrijven niemand met zekerheid zeggen waar ze allemaal precies zijn opgeslagen.
Sommige staan op gedeelde schijven. Andere in inboxen. Een paar in verouderde tools die niemand meer echt gebruikt. Wat begint als een beheersbare tijdelijke oplossing, verandert langzaam in een structureel probleem.
Dit is waar contract lifecycle management (CLM) waarde creëert of juist stilletjes vernietigt.
De verborgen kosten van gefragmenteerd contract management
Bij de meeste organisaties ligt de fout niet aan een gebrek aan inspanning.
Contract management gaat mis omdat contracten in silo’s worden behandeld.
Procurement onderhandelt. Legal valideert. Finance houdt betalingen bij. Operations voert uit.
Elke functie raakt aan het contract, maar niemand is verantwoordelijk voor de volledige life cycle.
Het resultaat is pijnlijk bekend:
- Contracten zijn moeilijk te vinden wanneer je ze nodig hebt
- Slechte zichtbaarheid van verlengingen leidt tot gemiste of overhaaste heronderhandelingen, waardoor elk jaar 2-5% van de adresseerbare uitgaven in gevaar komt
- Verplichtingen zijn onduidelijk of worden vergeten
- 5-15% van de onderhandelde besparingen komt doorgaans niet terecht in de winst- en verliesrekening door slechte contractuitvoering
- De blootstelling aan risico’s neemt toe zonder dat je ‘t merkt
Op papier ziet het contract er solide uit. In werkelijkheid gaat er na ondertekening in elke fase waarde verloren.
Zoals een EPSA-consultant het verwoordt:
“De grootste contractrisico’s zitten zelden in de onderhandelingen. Ze zitten in wat er gebeurt nadat het contract is ondertekend.”
Waarom CLM vaak niet aan de verwachtingen voldoet
Veel organisaties kiezen voor CLM-tools met de juiste ambitie: meer controle, betere naleving, een hogere return on investment. Maar al te vaak stelt het resultaat teleur. De reden is niet de technologie zelf. Het is de manier waarop CLM wordt geïmplementeerd en geïntegreerd.
Veelvoorkomende valkuilen zijn onder meer:
- CLM behandelen als een documentenarchief in plaats van een life cycle proces
- Een tool implementeren zonder afstemming tussen procurement, legal, finance en operations
- Focussen op opslag, niet op verplichtingen en prestaties
- Onduidelijke verantwoordelijkheden en governance
- Gebrek aan integratie met sourcing-, P2P- en ERP-systemen
In die gevallen zijn contracten weliswaar digitaal, maar worden ze niet beheerd. En zonder beheer blijft het rendement theoretisch.
Hoe effectief contract lifecycle management er echt uitziet
Sterk CLM begint met een eenvoudig principe: contracten zijn geen statische documenten, het zijn levende activa. Om hun volledige waarde te benutten, hebben organisaties zichtbaarheid en controle nodig over de gehele life cycle:
- Het opstellen en goedkeuren van contracten
- Onderhandelingsgeschiedenis en versiebeheer
- Ondertekening en activering
- Verplichtingen en prestaties bijhouden
- Verlenging, heronderhandeling of beëindiging
Centralisatie vormt hier de basis. Wanneer contracten worden opgeslagen in één gestructureerde, doorzoekbare omgeving, beschikken teams over één enkele bron van waarheid. Wanneer workflows worden gedigitaliseerd, worden verantwoordelijkheden duidelijk. Wanneer gegevens worden gekoppeld, ontstaan er inzichten. Dat is waar CLM verschuift van administratie naar waardecreatie.
CLM-volwassenheid: van opslag naar waardebeheer
In de praktijk verloopt de volwassenheid van CLM in vijf fasen:
- Niveau 1: Gedecentraliseerde opslag op verschillende schijven en in inboxen
- Niveau 2: Gecentraliseerde contractenbibliotheek
- Niveau 3: Digitale workflows en goedkeuringen
- Niveau 4: Bijhouden van verplichtingen en verlengingen met waarschuwingen
- Niveau 5: Geïntegreerd prestatie-, besparings- en risicobeheer
De meeste organisaties opereren tussen niveau 2 en 3, terwijl de echte ROI wordt gerealiseerd op niveau 4 en 5.
Contracten omzetten in meetbare ROI
De echte ROI van CLM komt niet alleen voort uit snellere ondertekening.
Het komt voort uit het beheersen van wat er gebeurt tussen de ondertekening van het contract en de commerciële uitvoering ervan.
Wanneer CLM wordt geïmplementeerd als een operationele capaciteit in plaats van als een documentenarchief, stelt het organisaties in staat om:
- 1-3% extra besparingen op adresseerbare uitgaven door onderhandelde voorwaarden bij procurement en facturatie af te dwingen
- 2-5% minder waardeverlies bij verlengingen door proactief verlengingsbeheer
- De naleving van contracten met 20-40% te verbeteren
- 30-60% minder werk bij de voorbereiding van audits door gecentraliseerde documentatie
- De contract life cycle met 25-50% verkorten door workflowautomatisering
CLM-programma’s leveren doorgaans binnen 3-6 maanden de eerste meetbare voordelen op door verlengingen en verbeterde zichtbaarheid. De bredere waarde realiseert zich na 12-18 maanden naarmate naleving, verplichtingenbeheer en performance tracking worden geïntegreerd in de day-to-day operations.
Een senior procurementconsultant van EPSA vatte het duidelijk samen:
“De meeste waarde gaat verloren na de ondertekening, niet tijdens de onderhandelingen. CLM dicht die kloof.”
CLM als onderdeel van een bredere transformatie
Contract Lifecycle Management staat niet op zichzelf. Het verbindt procurementstrategie, leveranciersbeheer, financiën, risico’s en digitale transformatie met elkaar. Daarom zijn CLM-initiatieven het meest succesvol wanneer ze worden benaderd als onderdeel van een bredere transformatieroute.
Dit omvat:
- Duidelijke verantwoordelijkheden voor alle functies
- Gedefinieerde governance- en goedkeuringsstromen
- Integratie met procurement- en financiële systemen
- Training die aansluit bij echte dagelijkse gebruikssituaties
- Voortdurende optimalisatie na de livegang
CLM is geen eenmalig project. Het is een functionaliteit die in de loop van de tijd matureert.
Van contractopslag tot strategische controle
De meeste organisaties hebben al contracten. De vraag is of die contracten voor hen werken of tegen hen.
Gecentraliseerd en digitaal Contract Lifecycle Management zet gefragmenteerde documenten om in gestructureerde informatie. Het vermindert risico’s, beschermt waarde en zorgt ervoor dat onderhandelde resultaten daadwerkelijk worden gerealiseerd.
Als contractzichtbaarheid, gemiste verlengingen of ongerealiseerde besparingen je bekend in de oren klinken, is het misschien tijd om opnieuw na te denken over hoe contracten binnen je organisatie worden beheerd. Want contracten creëren geen waarde door te worden ondertekend. Ze creëren waarde door te worden beheerd.