Gestion du cycle de vie des contrats : optimiser le retour sur investissement grâce à la centralisation et à la numérisation
Les contrats sont omniprésents dans votre organisation.
Accords avec les fournisseurs. Contrats-cadres. Accords de confidentialité. Modifications. Renouvellements. Lettres d’accompagnement.
Et pourtant, dans de nombreuses entreprises, personne ne peut dire avec certitude où ils se trouvent réellement.
Certains se trouvent sur des disques partagés. D’autres dans des boîtes de réception. Quelques-uns dans des outils obsolètes que plus personne n’utilise vraiment. Ce qui commence comme une solution de contournement gérable se transforme lentement en un problème structurel.
C’est là que la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) crée de la valeur ou la détruit discrètement.
Le coût caché d’une gestion fragmentée des contrats
La plupart des organisations n’ échouent pas dans la gestion des contrats par manque d’efforts.
Elles échouent parce que les contrats sont gérés en silos.
Le service des achats négocie. Le service juridique valide. Le service financier suit les paiements. Le service des opérations exécute.
Chaque fonction touche au contrat, mais personne n’est responsable de l’ensemble du cycle de vie.
Le résultat est douloureusement familier :
- Les contrats sont difficiles à trouver lorsque vous en avez besoin
- Le manque de visibilité sur les renouvellements entraîne des renégociations manquées ou précipitées, mettant en péril 2 à 5 % des dépenses adressables chaque année
- Les obligations sont floues ou oubliées
- 5 à 15 % des économies négociées ne sont généralement pas répercutées sur le compte de résultat en raison d’une mauvaise exécution des contrats
- L’exposition au risque augmente sans visibilité
Sur le papier, le contrat semble solide. En réalité, la valeur s’évapore à chaque étape après la signature.
Comme le dit un consultant EPSA :
« Les risques contractuels les plus importants résident rarement dans la négociation. Ils résident dans ce qui se passe après la signature du contrat. »
Pourquoi le CLM ne tient souvent pas ses promesses
De nombreuses organisations se tournent vers les outils CLM avec des ambitions légitimes : plus de contrôle, une meilleure conformité, un retour sur investissement plus important. Mais trop souvent, les résultats sont décevants. La raison n’est pas la technologie elle-même. C’est la manière dont le CLM est mis en œuvre et intégré.
Parmi les pièges courants, on peut citer :
- Considérer le CLM comme un référentiel de documents plutôt que comme un processus de cycle de vie
- Mettre en œuvre un outil sans harmoniser les achats, les aspects juridiques, les finances et les opérations
- Se concentrer sur le stockage plutôt que sur les obligations, les étapes importantes et les performances
- Manque de clarté quant à la propriété et la gouvernance
- Manque d’intégration avec les systèmes d’approvisionnement, P2P et ERP
Dans ces cas, les contrats sont peut-être numériques, mais ils ne sont pas gérés. Et sans gestion, le retour sur investissement reste théorique.
À quoi ressemble réellement une gestion efficace du cycle de vie des contrats ?
Une gestion efficace du cycle de vie des contrats repose sur un principe simple : les contrats ne sont pas des documents statiques, mais des actifs vivants. Pour exploiter pleinement leur valeur, les organisations ont besoin de visibilité et de contrôle tout au long du cycle de vie :
- Création et approbation des contrats
- Historique des négociations et contrôle des versions
- Signature et activation
- Suivi des obligations et des performances
- Renouvellement, renégociation ou résiliation
La centralisation est ici fondamentale. Lorsque les contrats sont stockés dans un environnement structuré et consultable, les équipes disposent d’une source unique d’informations fiables. Lorsque les flux de travail sont numérisés, les responsabilités deviennent claires. Lorsque les données sont connectées, des informations pertinentes émergent. C’est là que la gestion des contrats passe de l’administration à la création de valeur.
Maturité du CLM : du stockage au contrôle de la valeur
Dans la pratique, la maturité du CLM évolue en cinq étapes :
- Niveau 1 : stockage décentralisé sur plusieurs disques durs et boîtes de réception
- Niveau 2 : référentiel de contrats centralisé
- Niveau 3 : flux de travail et approbations numériques
- Niveau 4 : Suivi des obligations et des renouvellements avec alertes
- Niveau 5 : gestion intégrée des performances, des économies et des risques
La plupart des organisations fonctionnent entre les niveaux 2 et 3, alors que le véritable retour sur investissement se trouve aux niveaux 4 et 5.
Transformer les contrats en retour sur investissement mesurable
Le véritable retour sur investissement du CLM ne provient pas uniquement d’une signature plus rapide.
Il provient du contrôle de ce qui se passe entre la signature du contrat et son exécution commerciale.
Lorsqu’il est mis en œuvre en tant que capacité opérationnelle plutôt que comme simple référentiel de documents, le CLM permet aux organisations :
- Réaliser 1 à 3 % d’économies supplémentaires sur les dépenses adressables en appliquant les conditions négociées lors des achats et de la facturation
- Réduire les pertes de valeur liées aux renouvellements de 2 à 5 % grâce à une gestion proactive des renouvellements
- Améliorer les taux de conformité aux contrats de 20 à 40 %
- Réduire les efforts de préparation des audits de 30 à 60 % grâce à la centralisation de la documentation
- Raccourcir la durée des cycles contractuels de 25 à 50 % grâce à l’automatisation des flux de travail
Les programmes CLM offrent généralement des avantages mesurables dans les 3 à 6 mois grâce au suivi des renouvellements et à une meilleure visibilité, avec une valeur plus large réalisée sur 12 à 18 mois à mesure que la conformité, la gestion des obligations et le suivi des performances s’intègrent dans les opérations quotidiennes.
Un consultant senior en approvisionnement chez EPSA l’a clairement résumé :
« La plupart des pertes de valeur surviennent après la signature, et non pendant la négociation. Le CLM permet de combler cet écart. »
Le CLM dans le cadre d’une transformation plus large
La gestion du cycle de vie des contrats n’existe pas de manière isolée. Elle relie la stratégie d’approvisionnement, la gestion des fournisseurs, les finances, les risques et la transformation numérique. C’est pourquoi les initiatives CLM réussissent mieux lorsqu’elles s’inscrivent dans le cadre d’une feuille de route de transformation plus large.
Cela comprend :
- Une répartition claire des responsabilités entre les différentes fonctions
- Des processus de gouvernance et d’approbation bien définis
- Intégration avec les systèmes d’approvisionnement et financiers
- Formation reflétant les cas d’utilisation réels au quotidien
- Optimisation continue après la mise en service
Le CLM n’est pas un projet ponctuel. Il s’agit d’une capacité qui mûrit avec le temps.
Du stockage des contrats au contrôle stratégique
La plupart des organisations disposent déjà de contrats. La question est de savoir si ces contrats leur sont favorables ou défavorables.
La gestion centralisée et numérique du cycle de vie des contrats transforme des documents fragmentés en informations structurées. Elle réduit les risques, protège la valeur et garantit que les résultats négociés se traduisent réellement dans les résultats financiers.
Si la visibilité des contrats, les renouvellements manqués ou les économies non réalisées vous semblent familiers, il est peut-être temps de repenser la manière dont les contrats sont gérés dans votre organisation. Car les contrats ne créent pas de valeur par leur signature. Ils créent de la valeur par leur gestion.